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Devenir assistant virtuel : guide complet

Nous sommes tous les jours plus nombreux à vouloir trouver un travail en ligne, que ce soit pour parcourir le monde ou passer plus de temps à la maison. Et il existe de nombreux emplois qui permettent ce choix de vie. Le métier le plus populaire pour les digital nomad débutants est l’assistance virtuelle. C’est pour cela que nous avons décidé de créer ce guide pour ceux qui veulent se lancer.

Nous allons voir ensemble en quoi consiste le métier, quelles compétences vous devez avoir ou acquérir pour le mener à bien (que ce soit par la formation ou l’expérience). Nous passerons également revu l’équipement indispensable, les meilleures façon de trouver votre emploi et toutes les choses utiles à savoir pour se lancer dans ce travail.

Qu’est ce qu’un assistant virtuel ? Définition

Un assistant virtuel est une personne qui fournit une assistance à distance aux entreprises, entrepreneurs ou particuliers. L’enjeu est d’effectuer des tâches simples qui vont permettre de libérer du temps au client sur ses missions à plus forte valeur ajoutée.

Quelles sont les compétences d’un assistant virtuel ?

Évidemment les compétences d’un assistant virtuel se rapprochent grandement de celles d’un assistant traditionnel en entreprise ou en freelance. Dans ce sens, cela demande des capacités de bureautique, de gestion et d’organisation. Pourtant, rien d’insurmontable.

Évidemment il faut des compétences en informatique car votre ordinateur sera votre outil de travail principal, mais c’est un prérequis pour tous les job en ligne ! D’ailleurs, le plus souvent vous n’aurez besoin de  maîtriser que la suite Office. Alors pas besoin d’être un touche à tout sur l’informatique ou quelconque connaissance poussée, même si elles pourront toujours vous servir si vous les avez déjà. Évidemment vous devrez aussi maîtriser les outils en ligne que l’on pourra vous faire utiliser.

C’est d’ailleurs le point principal de ce travail : l’adaptation. Il faudra changer d’outils, de sites internet, d’équipes et même parfois de fuseaux horaires. Dans tous les cas, ce sera à vous d’apprendre vite et correctement pour être à l’aise dans votre environnement de travail. 

Cela marche sur le processus, mais aussi sur le travail en lui-même. La plupart du temps, vous allez tomber sur des missions nouvelles de choses que vous n’avez jamais faites auparavant.  où ces nouvelles tâches seront parfois difficiles à appréhender.  Pourtant il va falloir apprendre vite et résoudre toutes les problématiques que vous allez rencontrer avec beaucoup d’autonomie. En effet, il faudra éviter de déranger votre client le plus possible : vous êtes censé lui faire gagner du temps.Dans le même sens, pensez qu’il est indispensable d’être très positif dans votre attitude !

En effet la motivation personnelle est un point très important dans tous les métiers relatifs  au digital nomade, au freelance numériques. Comme vous êtes sûrement à travers le monde au moment de travailler, il sera facile de se laisser distraire. Il faut s’assurer de rester toujours productif. C’est le prix de la liberté. Dans le même sens, le plus souvent vous serez libre de choisir vos horaires de travail, tout comme votre environnement : une vrai chance

Ainsi,si vous êtes considéré comme fiable par votre employeur vous aurez un grand avantage. vos clients vont vous confier des tâches qui sont parfois urgentes ou importantes. Faites toujours en sorte que le travail soit fait dans les meilleurs délais.

vous allez également devoir développer des compétences de communications, qu’elles soient à l’oral ou à l’écrit. Car vous allez non seulement devoir communiquer avec vos clients, mais aussi avec tous leurs partenaires. Ainsi, Il faudra que vous soyez capable d’être organisé entre tous vos clients pour proposer une prestation de qualité. 

Attention, tous les clients de ne sont pas facile et sympa.Parfois même il y a des incompréhensions. Dans tous les cas vous allez devoir vous armer de patience. En effet, il voudront parfois que le travail soit fait dans des temps impossible, ou alors à l’opposé prendront des jours à répondre à vos cruciales questions. Parfois c’est simplement leur manière de travailler qui ne vous correspondra pas, ou leur niveau d’attente.

Vous allez apprendre tous les jours, et avoir dans la notion du monde des affaires vous permettra de ne pas être trop chahuté au début. Cela permettra par exemple de mieux comprendre par qui et comment sont donnés les ordres et adapter votre travail si besoin. 

Quelle formation avez-vous besoin pour être assistant virtuel ?

Comme nous l’avons déjà dit, en devenant assistant ou assistante virtuel, vos tâches vont varier tous les jours, et parfois elles seront très éloignées les unes des autres. Cela ira de la mise en forme de documents au recopiage, à la saisie d’information ou la réservation de billets d’avion. Ainsi aucune étude spécifique ne fut préparée. Vous allez cependant devoir être débrouillard et toujours en quête de solutions rapides.

Cependant, si vous voulez vraiment approfondir les sujet, il existe des formations sur Udemy qui vont très en profondeur sur les compétences à maîtriser. Vous pouvez considérer les formations en ligne pour devenir assistant virtuel comme inutile : il faut mieux apprendre en travaillant sur ce sujet précis.

Cependant, certains backgrounds se prêtent évidemment plus facilement à ce métier. Tous ceux qui ont travaillé dans le secteur administratif ou les bureaux, par exemple en étant secrétaire ceux qui ont travaillé dans l’archives ou même géré une petite équipe sur des sujets web et marketing avant auront plus de faciliter pour s’adapter à ce nouveau travail 

mais n’oubliez pas que ce qui compte vraiment ici, c’est votre personnalité. Vous allez rentrer dans une forme d’intimité avec vos clients car vous allez travailler très proche de leur quotidien et leur cœur de métier. Dans ce sens il sera très important de vous entendre, et les personnes ouvertes d’esprit ont évidemment une longueur d’avance.

En effet, si vous ne vous entendez pas bien avec votre client, cela risque d’être assez motivant sur le long terme. D’ailleurs, il choisissent souvent des assistants virtuels avec lesquels ils se sentent en confiance. Il y a un match personnel dans ce genre de métiers. De votre côté aussi, travailler avec une personne que vous n’aimez pas peut devenir très motivant pour vous, surtout si cela est vos premières expériences. Alors n’hésitez pas à avoir plusieurs expérience avant de vous faire un avis définitif 

Quel est l’équipement indispensable de l’assistant virtuel ?

Le plus souvent, ceux qui font le pas de devenir des assistants virtuels d’offrir leur service depuis derrière leur ordinateur et gardent leur liberté de travailler à domicile ou à l’autre bout du monde. D’ailleurs ce choix est particulièrement bon pour les nomades numériques tant il n’impose pas beaucoup de matériel hardware. Dans l’immense majorité tout ce dont vous avez besoin est :

  • Un ordinateur portable efficace et résistant
  • Une webcam, dans le cas où votre ordinateur portable n’en serait pas équipé.
  • un casque / micro de grande qualité pour faciliter les échanges.
  • Un smartphone en bon état de marche 
  • Une connexion internet stable, en effet 

Nous recommandons aussi le support d’ordinateur portable à tous les travailleurs, qu’ils sont en télétravail à domicile et nomades. Sur le long terme c’est indispensable pour son confort et sa santé qui a toute sa place dans un sac à dos. On laisse la souris, disque dur externe ou autre batterie externe à votre appréciation et votre situation.

Côté logiciel également il faudra un petit équipement pour mener vos missions à bien, même si cela va largement dépendre de vos missions, voici les principaux : 

  • La suite microsoft office ( Word, Excel, Powerpoint)
  • Un logiciel de visioconférence (Teams, Zoom) ou de messagerie en ligne (Slack, Discord)
  • un logiciel de comptage des heures Toggl ou TimeCamp
  • Un gestionnaire de mot de passe comme lastPass

Quelles sont les tâches les plus courantes de l’assistant virtuel ?

Même si nous l’avons déjà rapidement évoqué, la liste des tâches données aux assistants virtuels est assez large. mais il est bien sûr normal de vouloir savoir précisément à quoi l’on va être confronté. alors même si celles-ci dépendent beaucoup de l’entreprise avec laquelle vous allez travailler. 

D’ailleurs on peut précisément distinguer deux types d’assistants : les assistants virtuels privés ou personnels ; les assistants virtuels d’entreprise ou de direction. Donc comme vous pouvez le comprendre, les tâches peuvent être directement liées à la vie privée du chef d’entreprise, soit davantage sur sa vie professionnelle. Dans tous les cas, il faudra effectuer le travail. mais pour vous donner une idée globale : c’est beaucoup de travail administratif.

Gestion de planning ou agenda
Transcription / recopiage des notes de rendezvous
Saisie de donnée 
Réservation de voyage
Traitement des emails et appels téléphonique
Réponse au téléphone de ‘l’entreprise
Production De rapport de réunion
Relecture et mise en page des documents

Pour ceux qui ont des compétences spéciales, par exemple en rédactions vous pouvez proposer des services spécialisés en ajout, qui seront mieux rémunérés.

Ecriture d’articles ou de mail
gestion de blog et écriture de contenu
gestion des réseaux sociaux et création de contenu
Préparation des présentation
Webmastering
Webmarketing
Envoi de campagne d’emails.

Comme vous pouvez le voir, il n’y pas de raison d’être spécialiste d’un domaine. Pourtant vous pouvez être un assistant virtuel qui ne travaille que sur certains sujets dont vous devenez experts, mais cela passe souvent par faire ses preuves de façon plus générale avant. N’oubliez pas que tout domaine d’expertise ou passion peut être valorisé.

Vous aurez peut-être des demandes un peu bizarres. Que ce soit le choix des photos Tinder, la recherche de l’endroit idéal pour emmener quelqu’un à déjeuner ou le choix du cadeau de fêtes des pères du mari. Dans tous les cas ne manquez pas d’humour et soyez flexible. C’est en prenant ce travail avec sérieux et une dose de légèreté que vous pourrez rester heureux et avoir la confiance de vos clients.


Comment trouver des clients ?

Il existe de nombreuses façons de trouver un travail d’assistant virtuel. Chacune a ses particularités. Pourtant on en dénombre trois principaux : par une agence, en CDI ou en tant que travailleur indépendant.

Agences d’assistants virtuels 

Vous pouvez trouver assez facilement sur internet (comme virtual) de nombreuses agences qui sont spécialisées dans le recrutement de personnel en intérim et ne travaillent qu’avec des assistants virtuels. Une fois que vous avez passé le processus dans cette agence, c’est elle qui vous place chez les clients.

L’avantage principal tient donc dans la sécurité de l’emploi, mais aussi dans les congés payés dont vous pourrez bénéficier. Ce sera beaucoup plus facile au moment de la recherche. Par contre vous n’avez aucune latitude sur le choix de vos clients ou sur les durées des missions. Dans ce sens cela peut être un énorme frein à votre liberté

En CDI

L’assistant virtuel peut aisément être un employé classique de l ‘entreprise mais qui est en 100%remote. Vous aurez ainsi tous les avantages du CDI mais en ayant des tâches d’un Freelance. Vous aurez également des vacances et un revenu stable. Ce qui peut être une bonne sécurité.

Par contre vous allez perdre en liberté, que ce soit sur la flexibilité des vacances, des missions ou des horaires. Pour cela, il faut également pouvoir convaincre l’entreprise que vous allez être aussi productif à distance qu’en présentiel. De plus en plus d’entreprises passent en télétravail dans les secteurs de la tech, mais la transformation est encore longue. Vous pouvez directement postuler aux offres d’emploi qui le spécifient. Les portails sont spécialisés dans ce genre de travail.

Pour maximiser vos chances dans ce sens, il est important de faire appel à tout votre réseau. Que ce soit vos anciennes entreprises ou alors des entreprises pour lesquelles vous faites des missions de freelance ponctuelles : rendezvous indispensable.

En Freelance 

Être en Freelance est la norme pour la plupart des assistants virtuels. Ainsi vous avez la liberté totale.Vous pouvez choisir vos clients , la charge de travail, les horaires, avec une contrepartie simple : vos salaires et vos vacances dépendent directement de votre activité, rien n’est garanti.

Comment trouver un job en ligne d’assistant virtuel ?

Il existe de nombreuses plateformes en ligne qui vous permettent proposer ce genre de services. Que ce soit Malt, codeur.com, Upwork ou Fiver. Ces sites vous facturent un pourcentage de revenus en échange de la mise en relation avec vos futurs clients. D’ailleurs sur ce type de plateforme, ne vous vendez pas seulement comme un assistant virtuel, mais mettez bien en avant toutes vos capacités et compétences. Cela permettra d’élargir le spectre de clients potentiels.

Si vous êtes un indépendant, n’oubliez pas que le réseautage peut parfois faire des merveilles. Alors pensez bien à soigner à soigner votre personnal branding. Utilisez par exemple vos réseaux sociaux pour avertir vos contacts de cette nouvelle activité et recherche de clients. 

Quand vous répondez à une annonce en ligne, veillez à bien montrer que vous avez lu l’annonce en mettant en avant vos compétences qui font que vous seriez le meilleur candidat et en racontant un peu votre façon de travailler.

Alors pas besoin de faire un roman, mais n’oubliez que c’est une aventure humaine et que tout le monde veut bien s’entendre avec son prestataire.

Combien on gagne quand on est un assistant virtuel ?

Il est difficile de donner une fourchette exacte, mais on en restera pas sur un “ça dépend” !

Cela dépend de votre expérience, de votre spécialisation, des avis sur votre profil et aussi de votre adéquation avec la mission. Ainsi une personne sans expérience peut prétendre à 10 euros de l’heure. Une autre qui a des bases dans l’administration et la gestion de projet peut prétendre à 15-20 euros de l’euros.

N’oubliez pas que vous allez être entre deux extrêmes; Sur les sites comme upwork, il y a des Indiens, ou Philippins qui proposent des services d’assistance virtuelle pour 5 euros de l’heure, quand des spécialistes du graphisme montent jusqu’à 120 euros de l’heure.

Vu la nature très différente des tâches que vous allez effectuer, il est particulièrement difficile de fixer à l’avance ce que vous allez faire. Vous pouvez cependant faire des forfaits avec les clients avec lesquels vous avez déjà travaillé. Cela vous permet de vous assurer un salaire prédéfini sur une période fixe. En fonction de votre destination du moment, vous pourrez aussi ajuster vos tarifs.

Les inconvénients de l’assistance virtuelle

Vous l’avez compris, c’est un travail qui demande des qualités, et qui a aussi quelques inconvénients que nous essayons de lister ici.Cela serait trop beau d’avoir un travail à domicile sans inconvénients  Vous verrez qu’en général ces inconvénients se rapprochent de tous ceux qui ont un travail à distance.

Il y a d’abord le sujet du fuseau horaires. en effet si vous êtes très loin de  votre client, vous aurez peut être du mal à communiquer, à vous synchroniser et ce peut être source de stress pour les deux partis

Dans le même sens, en voyageant vous allez traverser des pays dans lequel vous n’avez pas de forfait adapté. Pourtant le travail d’assistant virtuel requiert de passer de nombreux coups de téléphone; Cela peut être l’occasion de vous intéresser à des solutions comme le Français OnOff qui permet d’avoir un numéros de mobile vraiment mobile.Cela assurera la qualité de votre connexion et d’éviter les surcoûts.

En étant assistant virtuel, vous ne pourrez pas vous occuper du courrier physique des clients directement, comme pourrait le faire un secrétaire classique. Il existe des solutions comme Earth Class Mail qui font du service postal en ligne, ou même des outils de scan automatique pour vous sauver dans cette situation. Mais plus largement c’est le type de mission qu’il faudra éviter

Le nomadisme et le voyage c’est aussi l’imprévu, alors sera parfois difficile de cumuler les besoin de l’entreprises et vos impératifs (visa, intempérie, problème local) alors soyez prêt à vous adapter et à travailler dans des conditions qui ne sont pas toujours idéales, mais personne ne devra le remarquer !

Quelques conseils important pour les futur assistants virtuels 

Sécurité 

Il y a un sujet qui est peu abordé jusqu’à aujourd’hui mais qui commence à prendre de plus en plus de place, c’est celui de la sécurité d’informations qui vont transiter sur votre ordinateur. Vous aurez parfois accès à des informations sensibles, qui ne vous appartiennent pas et vous allez devoir vous protéger. Dans ce sens là , le premier réflexe est d’éviter de se connecter à n’importe quel wifi public, mais aussi d’utiliser un VPN qui va sécuriser vos connexions. 


Dans le même sens, il est indispensable de mettre des verrouillages et mots de passe à plusieurs étapes sur votre ordinateur. N’oubliez pas que vous êtes responsables des données qui sont sur votre ordinateur.

Dans le même sens, il est important de souscrire à une assurance de responsabilité civile professionnelle qui va vous couvrir sur tous ces risques. Pour finir, la cybersécurité devient un enjeu majeur pour les entreprises, il faut que vous soyez capable d’accompagner ce mouvement.

update

Chaque jour, le métier et les technologies évoluent, veillez à vous tenir informés des actualités et des sorties qui pourraient vous faciliter la vie. Que ce soit en termes de logiciels ou en termes de process. Dans tous les cas il est important de rejoindre une communauté comme un groupe facebook ou suivre des influenceurs sur Twitter

Dans un sens plus large, il est toujours intéressant d’être connecté avec d’autres personnes qui font le même métier que vous. Dans ce sens essayer de connecter le plus possible avec d’autres assistants virtuels. Cela vous permettra d’échanger des trucs, astuces et potentiellement même des clients.

Vie de voyageur

Dans les différents retour d’expérience que nous avons eu, il est important de souligner qu’un travail comme celui-ci ne peut être fait que si vous êtes sûr de votre décision. D’ailleurs il est assez difficile de cumuler ce travail avec un autre comme le font les slasheurs. Ainsi il ne sera pas si difficile d’acquérir les compétences, mais le mode de vie couplé à celui du voyage peut être long à mettre en place. Dans tous les cas, la persévérance paye.

Alors prêt ?

On le dit souvent dans les communautés nomades. Pour ceux qui n’ont pas les formations adéquates mais qui veulent devenir des digital nomades, alors l’assistance virtuelle est une superbe porte d’entrée vers ce type de métiers.

Grâce aux nombres plateformes qui existent, vous avez toutes vos chances de réussir si vous êtes motivé et que vous vous mettez en avant correctement. Nous avons très peu de retour négatif sur cette expérience.

Pourtant, ne manquez pas d’ambition et voyez cette période vers l’apprentissage de techniques ou d’un métier qui vont vous permettre de vivre sans être dépendant de qui que ce soit. N’oubliez que chacune de vos missions auprès d’une entreprise est l’occasion d’apprendre. D’ailleurs les voyageurs-travailleurs sont des gros consommateurs d’assistants virtuels.

Si vous avez déjà été assistant virtuel et que vous souhaitez partager vos aventures, ou même que vous avez des remarques et avis globaux, n’hésitez pas à nous laisser un commentaire ou à nous écrire dans la section dédiée.


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